TIPS SUKSES MEMBANGUN SEBUAH ACARA

Setiap organisasi tak akan lepas dari membangun sebuah acara. Hal ini karena acara merupakan sebuah media untuk membangun, mengembangkan sampai memajukan organisasi tersebut. Kalau saja ada organisasi yang tidak pernah mengadakan sebuah acara, kira-kira organisiasi seperti apa itu? Malahan lahirnya sebuah organisasi itu melalui sebuah acara. contohnya ada acara pertemuan alumni sebuah sekolah, maka dengan acara tersebut biasanya terbentuklah organisasi ikatan alumni. Lebih dari itu, acara tersebut pun diselenggarakan oleh organisasi kecil, yaitu panitia acara.

Oleh karena itu, orang yang aktif dalam organisasi tak akan lepas dari mengelola sebuah acara. Dalam tulisan ini saya akan mengemukakan beberapa tips sukses dalam membangun sebuah acara.namun saya tekankan terlebih dahulu, sebelum menggelar sebuah acara, sebaiknya kuatkan terlebih dulu kerjasama tim. baiklah, berikut tips-tips yang mudah-mudahan bermanfaat.

1. Planning (perencanaan) yang baik

Saya teringat perkataan pembimbing saat sekolah dulu, “dalam merencanakan suatu kegiatan, pikirkan dulu pahitnya”. Memang benar apa yang beliau katakan, kita tidak akan tahu persis apa yang akan terjadi pada saat acara digelar. Misalnya masalah cuaca, jumlah peserta bahkan jumlah detail dana yang akan diperoleh . oleh karena itu diperlukanlah perencanan yang baik.

Dalam membuat rencana, saya sarankan jangan terlalu yakin bahwa rencana akan terjalankan sepenuhnya, namun harus tetap optimis bahwa acara akan sukses. Saya masih ingat saat memimpin sebuah acara akhir tahun, dari semua biaya yang dianggarkan dalam proposal, hanya sekitar 20% saja yang didapat. Namun alhamdulillah acara tetap berjalan dan banyak pihak yang menilai bahwa acaranya sukses, padahal menurut penilaian saya pribadi, acaranya jauh dari apa yang dibayangkan saat pertama kali membuat proposal.

Biasanya, rencana kegiatan dituangan dalam proposal. Proposal yang baik adalah proposal yang mampu menarik simpati pembacanya. Oleh karena itu, buatlah proposal semenarik mungkin. Mulai dari judul, penyusunan cover serta bahasa yang digunakan dalam proposal buat semenarik mungkin tanpa keluar dari EYD. Lalu mengenai isi proposal, tentunya haruslah transparan. Seperti latar belakang acara, tujuan, sumber dana dll. Terutama dalam anggaran biaya, ini harus jelas peruntukkannya. Jangan sekali-kali memasukan hal-hal yang tidak diperlukan kedalam anggaran. Hal ini karena pembaca proposal akan mempertanyakan dan membuatnya ragu untuk berpartisipasi dalam acara anda.

2. Profesionalisme panitia

Ada sebuah hadits yang mengutip sebuah pernyataan Rasulullah saw,

“Apabila suatu urusan diserahkan kepada yang bukan ahlinya, maka tunggulah kehancurannya”(H.R Bukhari).

Hadits diatas menjelaskan pentingnya sikap profesionalisme. Sikap ini harus diterapkan kepada susunan acara panitia. Misalnya orang yang memiliki sifat kepemimpinan, seperti mampu berimajinasi kedepan, memutuskan dengan bijak serta bisa menghargai orang lain, orang seperti ini lebih cocok menduduki posisi ketua. Kemudian orang yang bisa dan mengerti masalah surat menyurat dan tulis menulis cocoknya menjadi sekretaris. Lalu orang yang pandia dalam bersosialisasi serta mudah akrab dengan yang lain, cocoknya menjadi Danus (dana usaha) atau publikasi. Serta kriteria-kriteria lainnya yang pantas untuk ditempatkan diposisi yang sesuai.

Dalam hal ini, jauhkan sifat saling mengandalkan. Walaupun orang lain mengandalkan kita, namun kita jangan sampai hanya bisa mengandalkan orang lain. Saya yakin, saat kita bekerja keras untuk kepentingan bersama, ada kepuasan tersendiri yang akan kita rasakan. Jadi, bekerjalah dengan kemampuan kita untuk menyukseskan acara milik kita bersama.

3. Kreatifitas dan inovatif panitia

Janganlah keterbatasan menjadi sebuah alasan gagalnya sebuah acara. Karena tidak ada yang menggagalkan sebuah acara selain kita sendiri yang membangunnya. Ada sebuah pepatah mengatakan “kreatif itu lahir dari keterbatasan”. Bagaimana tidak, saat keterbatasan menghadang, orang yang inovatif akan berfikir, bagaimana cara mengatasinya. Nah saat itulah lahir sebuah kreatifitas.

Dalam sebuah acara, saya sarankan masing-masing bidang mengeluarkan kreatifitasnya. Kalau perlu, keluarkan pula sifat inovatifnya. Sedangkan tugas ketua dan pembimbing hanya mengarahkan serta menyetujui tidaknya kreatifitas bawahannya. Namun jika seandainya ketua juga memiliki sifat kreatif dan inovatif, tidak ada salahnya ketua pun ikut membantu para koordinator bidang-bidang dalam mengatasi masalahnya masing-masing. Namun yang saya tekankan, jangan sampai keotoriteran pemimpin menghalangi kreatifitas bawahannya, terkecuali terhadap kreatifitas yang terlalu berlebihan. Hal ini karena acara yang terlalu berlebihan hanya akan meninggkalkan kesan jelek nantinya.

Mungkin hanya tiga point saja yang dapat saya sampaikan, sebenarnya masih banyak tips-tips lainnya. Dan ketiga point ini sudah saya buktikan sendiri. Satu hal lagi yang terpenting, acara yang sukses hanya akan terlahir dari EO (Event Organization/ pengorganisasian acara) yang baik. Mudah-mudahan bermanfaat, dan selamat mencoba. Terima kasih atas perhatiannya.